ما هي الفوترة الإلكترونية ؟ وما هي فوائدها وطريقة عملها

ما هي الفوترة الإلكترونية؟ تلك الأسئلة وغيرها الأكثر تداولًا في الآونة الأخيرة وخاصةً بعد تفعيل أنظمة برامج التحّول الرقمية في معظم بُلدان العالم مُعلنة بذلك انتهاء المشكلات المُتفاقمة جراء المُعاملات الورقية المختلفة، وذلك ما سنُتابع الإفصاح عنه بشيء من التفصيل فيما يلي لمُطالعة الفروق الجوهرية فيما بين نظام الفواتير الورقية والنظام الإلكتروني وما إلى من التفاصيل.

ما هي الفوترة الإلكترونية؟

انتشر مصطلح الفوترة الإلكترونية مؤخرًا بشكل كبير بتفعيل كامل أنظمة التحّول الرقمي. ويقصد بمصطلح الفوترة الإلكترونية الإشارة إلى تلك العملية التي بها يتم العمل على إرسال الفواتير. المُراد دفعها للمستفيد من خلال البريد الإلكتروني أو عبر بوابة الويب الخاصة به. بما يتيح له كذلك إمكانية التطرق لسداد الفاتورة ودفعها بشكل إلكتروني.

وتولى تلك المهام قسم الحسابات المدينة التابع لأي من الهيئات الضريبية والمُعينة بمسؤولية سداد الفواتير بأنواعها المختلفة سواء الحكومية أو غيرها من الفواتير التي يتم إدارتها بشكل كامل وفقًا لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات بشكل إلكتروني غير ورقي بالاعتماد على الفاتورة الإلكترونية، حيث يتمثل نظام الفواتير الإلكترونية فيما يلي:

• العمل على تجميع البيانات التفصيلية والخاصة بفواتير العميل لإدراجها بنظام الفوترة. بعد تفعيل طريقة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية من قبل العميل.
• ثم بالاستناد على ما تم جمعه من معلومات يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية بآليات عمل نظام الفوترة كذلك.
• حينئذ يتم الانتقال إلى التمرير السريع والتلقائي لمجموعة الفواتير آليًا لتصل إلى النظام الإلكتروني المُخصص للفواتير.
• بعد ذلك يعمل نظام الفوترة على تجميع تلك الفواتير كاملةً. ومعاودة إرسالها إلى العملاء في شكل الفاتورة الإلكترونية عن طريق الإنترنت.
• نهايةً يتمكَن العميل من استقبال رسالة عبر البريد الإلكتروني الخاص به أو أي من وسائل الإشعارات الأخرى للفاتورة الجديدة.

اقرأ أيضًا: ما هو الدفع الالكتروني وما هي طريقة ومميزات الدفع الإلكتروني

فوائد الفوترة الإلكترونية

بمعرفة ما هي الفوترة الإلكترونية؟ وما هي فوائدها وطريقة عملها تجدر الإشارة إلى أن عملية الفوترة الإلكترونية تشتمل على العديد من الفوائد والمزايا. التي ساهمت بدورها في تحقيق كامل الأهداف الاستراتيجية لبرنامج التحول الرقمي. حيث يمكّن التسجيل في الفاتورة الإلكترونية تحقيق أقصى استفادة ممكنة وفقًا لآليات عملها الآتية:

• تتيح استراتيجية التسعير، والتي يمكن من خلالها وضع محددات أكثر دقة حول أسعار المنتجات. والخدمات التي يتم تقديمها بتفعيل آليات وحلول الفوترة الإلكترونية بحثًا في قواعد البيانات حول الأسعار.
• هذا ويمكن لحلول الفوترة الإلكترونية كذلك العمل على التطبيق المُباشر لخصومات الحساب بالتزامن الحادث مع جهة الاتصال المُدرجة.
• وضع الحد الائتماني بما يُمكّن حلول الفوترة الإلكترونية الحديثة من العمل على الإغلاق المُباشر التلقائي لدائرة حلقة المبيعات وتحويلها بذلك إلى استراتيجية إعداد الائتمان من أجل المُساهمة في تعظيم الأداء والإقلال من المخاطر القائمة من خلال تحديد تاريخ الاستحقاق للتحويل.
• إمكانية تفعيل استراتيجية اتصالات التذكير والتي يمكن تطبيقها تسهيلًا على العملاء من خلال وصول إشعارات تنبيهية لضرورة التوجه للسداد الفوري بشكل آلي.
• يمكن كذلك التسجيل في الفاتورة الإلكترونية من أجل العمل على إنشاء الفاتورة الإلكترونية PDF بما يتيح التمكن من تخطيط الموارد المالية التابعة لأي من المؤسسات بإدارة نظام المحاسبة بصورة جيدة والتي تمتاز على غيرها من الفواتير التقليدية بأنها مؤتمتة.
• تُمكّن العملاء بضغطة زر واحدة على الفواتير الخاصة بهم. من التوجه لسداد قيمتها بشكل إلكتروني عبر الإنترنت سواء أكان ذلك من بطاقة الائتمان أو تفعيل وسائل الإيداع المُباشر.

اقرأ أيضًا: كيفية فتح حساب بنكي خارجي دون السفر للخارج

طريقة عمل الفوترة الإلكترونية

في إطار التعريف بما هي الفوترة الإلكترونية لا بدَّ من التطرق إلى بيان كافة التفاصيل الخاصة بآلية عملها. وهو ما يتضح في نقاطٍ عدة نذكر منها ما يلي:

• يتم من خلال نظام الفوترة الإلكترونية العمل على إرسال مجموعة الفواتير بشكل مباشر وسهل إلى الحسابات الدائنة بمعالجة استراتيجيات الدفع المختلفة.
• يتم تسليم الفواتير عن طريق إرسالها مباشرةً من خلال البريد الإلكتروني أو البوابة الإلكتروني وغيرها من الاستراتيجيات والوسائل المُتبعة للنقل المُباشر للبيانات.
• هذا ويعمل نظام الفوترة الإلكتروني عقب تسليم الفواتير على إرسال رسائل نصية قصيرة للمستفيدين عبر أي من قنوات التواصل كتنبيه على نجاح عملية إرسال الفواتير الخاصة بهم والمُتاحة الآن عبر البوابة الإلكترونية.
• بمعرفة ما هي الفوترة الإلكترونية؟ وما هي فوائدها وطريقة عملها نجدها كذلك عاملة وفقًا لاستراتيجية استخبارات المبيعات والتي يتم تفعليها خاصةً في حال المدفوعات المُتأخرة عملًا على تتبع الفواتير الإلكترونية.
• إمكانية إعداد التقارير الائتمانية التي تنعكس امتيازها على المستفيد على المدى البعيد بالحد من المخاطر الائتمانية القائمة والمحتمل حدوثها في المستقبل.

اقرأ أيضًا: شرح فتح محفظة فودافون كاش بالخطوات

مشاكل الفاتورة الإلكترونية

بعد التعرف على ما هي الفوترة الإلكترونية؟ وما هي فوائدها وطريقة عملها وجب التنويه كذلك إلى أن هناك العديد من المشكلات المرتبطة بالفاتورة الإلكترونية. والتي لا يقع فيها عملاء الشركات المعفاة من الفاتورة الإلكترونية، ومن أبرز تلك المشكلات القائمة ببرامج الفوترة الإلكترونية. سواء أكان خاص بأنظمة الفاتورة المباشرة أو أنظمة تجميع البنوك لهي تتمثل فيما يلي:

• عدم السماح للعملاء بمجرد التسجيل في الفاتورة الإلكترونية بتجربة البيئة للعمل داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية.
• هذا إلى جانب إجبار المنظومة على شراء مجموعة الأكواد الخاصة بـ GS1. من أجل العمل على توكيد السلع بشكل رسمي على المنظومة.
• تتفاقم مشاكل نظام الفوترة الإلكتروني كذلك في عدم السماح لأي من العملاء باستخراج التوقيع الإلكتروني على الفواتير إلا بعد التطرق السابق لفتح ذلك الملف الرقمي بشكل فعلي من قبل العميل بمصلحة الضرائب.
• كما يتم العمل على إجبار العملاء كذلك في استخدام أيٍ من البرامج الخاصة بتخطيط موارد المؤسسة. من أجل العمل وفقًا لآليات وأنظمة الفوترة الإلكترونية.
• بالإضافة إلى ذلك فإنه لا يمكن العمل على تعديل أيٍ من الأوراق أو المستندات.
• غير مسموح بتاتًا لأي من الأشخاص التوجه لإلغاء الفاتورة الإلكترونية. طالما تم إصدارها وهو كذلك غير مسموح له بالتطرق لرفض الفاتورة بعد استلامها.

إقرأ أيضا: ما هي منصات التجارة الإلكترونية وأنواعها وكيف تختار أفضلها

بمعرفة ما هي الفوترة الإلكترونية؟ وما هي فوائدها وطريقة عملها يمكن حينئذ التغّلب التام على كافة المشكلات القائمة التي تنتج عن الفواتير والأنظمة الورقية الأخرى. والتمكّن من اختيار أنسب الوسائل المُتاح اتباعها لاستلام الفواتير وسدادها بشكل سريع وسهل.